「Teamsでブレイクアウトルーム使えるの？」という相談を受けて、試してみました。初回はちょっと緊張するシーンもありましたが、慣れてしまえばどうということもありません。ちょっと切り替えにまったりしますが、研修などで使ってみてはいかがでしょうか。
今回の流れです。
- ブレイクアウトルームって？
- 今回のシナリオ
- 会議前の準備
- 通常の会議を開始して、ブレイクアウトルームを準備する
- ブレイクアウトルームを開始する
- ブレイクアウトルームを終了して、通常の会議に戻す
- ちょっとしたコツ
- まとめ
ブレイクアウトルームって？
オフラインのセミナーなどで数十人参加し、途中でグループディスカッションする、というケースがあると思います。これを、Teams会議の機能で実施できます。
開催者の操作は必要なものの、参加者は別段操作不要ですので、スムーズなオンラインセミナーや勉強会に使えそうです。
今回のシナリオ
組織内のセミナーの参加者は20人ぐらい、開催側は5名います。
ブレイクアウトルームは今回は2つで、Teams会議で講義を受けて受けて、グループディカッション後、Teams会議で発表する。
・・・というシナリオです。
会議前の準備
ブレイクアウトルームを操作する方と、各グループディスカッションごとにTeams会議を操作する方を決めましょう。
1.「開催者」を決めて、開催者アカウントでTeams会議の予定を作成する
Teams会議のブレイクアウトルームは、会議予定を作成したアカウントのみ操作できます。参加者や出席者では操作できないのです。
セミナー中のTeams会議の機材操作をする方は結構大変です。なので、司会や講師、ファシリテーターの方以外の方に、単独で割り当ててTeamsの操作に集中してもらうのがベターです。
2.各グループディスカッションのTeams会議操作をする方を決める
参加者がうっかり会議から退出してしまった！とか本題じゃないとことでトラブルがあると対応に困ってしまう。
できることなら、グループディスカッションのファシリテーターとは別にブレイクアウトルームのTeams会議をサポートするかたがいたほうがいいです。慣れてたら、兼任でもいいかも、です。
通常の会議を開始して、ブレイクアウトルームを準備する
いざ本番。会議が始まったら、ブレイクアウトルームの準備をしましょう。
会議ウィンドウの右上の、ブレイクアウトルームアイコンをクリックします。（開催者だけに表示されますので、開催者アカウントで）
ルーム数を選択して、メンバー割り当てで今回は手動を選択し、「ミーティングを作成」をクリックします。
ブレイクアウトルーム表示が出ますので、「参加者の割り当て」をクリックします。
未割当のユーザーが表示されますので、割り当てたい人にチェックを入れて、「割り当てる」→どの部屋にするかを選択すれば割り当てできます。順次、参加者と、各ルームのファシリテーターなどを選択して各ルームに割り当てましょう。
ブレイクアウトルームを開始する
さて、グループディスカッション、となったら「会議室の開始」を選択しましょう。
選択してもすぐには何か変化しなくて、10秒~30秒ぐらいかかります（人数が多いともっとかかるかも）。順次、参加者が退出となり、各ブレイクアウトルームの会議に参加しています。
また、開催者が各ルームに参加したい場合は、「入室可能」- 「ミーティングに参加」で参加できます。この際、元の会議ウィンドウは保留中になります。
ブレイクアウトルームを終了して、通常の会議に戻す
ブレイクアウトルームの時間が終わったら、
「再開」が表示されている場合（ミーティングに参加している場合など）は再開を選択します。
それから、「会議室の終了」をクリックすると各ブレイクアウトルームが終了され、順次元の会議室に戻ってきます。開始時同様に、10秒~30秒ぐらいかかります。
あとは、いつも通りですね。
ちょっとしたコツ
開催者のPCで個別のルームに参加すると操作も大変です。別PCと別アカウントで参加者として参加しているほうが、何かと操作の混乱は少ないです。（プライベートブラウズのゲストで参加する、でもいいでしょう）
入るルームを変更するときは、開催者アカウントで参加先ルームを割り当てなおせばいいだけです。
Teamsの操作ではありませんが、各ルームのファシリテーターは各部屋に入ったらすぐに皆さんに発言を促すのが良いでしょう。
マイクやカメラをオンにしてもらって音チェックにもなりますし、なにより「さぁ会話してください」っていきなり言われても難しいので、アイスブレイク兼ねて発言を促すのがおススメです。
まとめ
初めて触ったときはちょっと戸惑いつつ、というところでした。数回触れば、切り替えに少し時間がかかるものの、グループにすぐに分けられるのは便利そうと感じました。
組織内の研修や会議などに使いどころありそうです。Teamsライブイベント同様に、覚えておくとオンライン会議の引き出しが増えそうです。
参考にした資料
Teams 会議でブレイクアウトルームを使用する - Microsoft
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