SharePointって、なんですか？を自分なりにまとめてみました

 Office365の中でも今一つ表に出てこないSharepoint。メールや予定表、Teamsは毎日のように見てる。SharePointもおそらく同じぐらいの頻度で使っている方がほとんどのハズなのですが、あまり知られていない印象です。

ちょっと知るだけで便利に使える機能がたくさんあります。私が紹介するときに使っている機能を3つ、まとめてみました。

webでも扱えるストレージ（ドキュメントライブラリー）

ファイルサーバーと同じように、ファイルの保存先としても使えます。OneDriveが個人のためのストレージですが、部署やチームのためのストレージと捉えてください。そういう意味ではBoxなどとも近いですね。

フォルダももちろん作れますがそれだけでなく

• ファイルに追加情報（プロパティ）をつけて管理できること
• 条件に応じたファイル表示（ビュー）を作れること
• エクセルやパワポファイルを、ブラウザで閲覧・編集できること

…などが特に便利です。

例えば、ファイル1つずつに「期限」「担当者」「提出先」「依頼元」「ステータス」などのプロパティをつけて、それから「期限順で、担当者がログインしているユーザーと一致しているファイルだけを表示するビュー」を作っておけば、ワンクリックすれば当てはまるファイルだけを表示できます。

エクセルでオートフィルター使ったり、並べ替えしたり、列の並べ替えや表示非表示したりはあるはず。それと同じことをファイルでできること、これがSharePointの便利なところ1つ目です。

簡易データベース（カスタムリスト）

SharePointはちょっとしたデータベースとしても使えます。エクセルやアクセスとはちょっと違いますし、データの数には制限があります。しかし列ごとに形式のきまった表（テーブル）として使えます。

ファイルがないやん・・・ってことならエクセルのテーブルでもいいのです、ぶっちゃけ。しかし・・・

• カレンダー形式で表示させるなど、ビューの自由度が高い
• Power Automateのデータソースやマスタに使ったりするにはもってこい
• 1行（アイテム）に複数のファイルを添付させることもできること

…などがエクセルなどとは違うのです。

タスク管理をカスタムリストで作って、「カレンダー形式で表示しているビュー」と、ステータス＝完了じゃない、で「未完了だけを表示するビュー」だったり、みたいなのはちょうどいい使いどころ。

Office365にはPlannnerや、Listもあるけど押さえておくと便利なところの2つ目です。

必ず1ファイル1行だったらドキュメントライブラリーで、そうでないならカスタムリストで扱てみてほしいです。

webページを発信（ページライブラリー）

シンプルなwebページを作る機能です。画像や動画などの各種メディアだけでなく、先ほどのドキュメントライブラリーやカスタムリストも埋め込めます。

私が便利だな、と思うところだと

• Fomrsをはじめとする、Office365のいろんな機能を簡単に埋め込める
• Officeファイルも埋め込んで表示してくれる
• スマホ用・PC用の画面を特に何もしなくても用意してくれる（レスポンシブ）

…あたりです。

ちなみに、ページライブラリーでは「ページ」と「ニュース」が作れます。どちらも基本的な機能は同じですが、ニュースで作るとSharePointポータルを始めとする各所で表示されます。組織内に周知しないものはニュースがおススメ。

まとめ

実際はもっと様々な機能があるんだけど、とりあえずはこれら3つを少し触れるだけで、できることめっちゃ増えます。もちろん管理しようと思ったら覚えなきゃいけないことはまだありますけど、まずはこの3つでしょうか。

まず最初に試してみてほしいのが、ドキュメントライブラリーにプロパティつけて、でもフォルダ作らない管理です。どうしてもフォルダ作りたくなりますけど、あえてフォルダを作らないで使ってみてください。

SharePoint、難しそうに見えます。ですが、エクセルのオートフィルターやソート、列の表示・非表示と一緒です。ちょっと言葉が違うだけです。

覚えていただくと、Office365の便利さを感じてもらえる機能の代表と思ってます。一度、触ってみてほしいです。