Microsoft 365 の予定表を使うときに意識している3つのこと

 Microsoft 365 に限らず、予定表の機能があります。ある程度の人数が使ってくれないと

1.まえおき

2.休みの日は「休み」という予定を入れる

3.自分のタスク時間や定型タスクはあえて設定する

4.打ち合わせの時間は組織内なら先方に任せる

5.まとめ

1.まえおき

社内の設定で、個人の予定表は組織内でも非公開がデフォルトですが、「予定あり」は見えるようになっています。また会議室予約はExchangeのリソースメールボックスで実施していますので何かしら予定表を使うようになっています。

また同じチームの方やよくやり取りする方には予定表を共有して、詳細をみえるようにしています。

2.休みの日は「休み」という予定を入れる

平日休みを取ることも多いので、休みと確定した時点で8-19時で「休み」という予定を入れます。他部署の方とお仕事することが多いのですが、打ち合わせを入れられないためにも、自分の管理のためにも早めに「休み」という予定を登録します。

終日で登録するという方法もあるのですが、終日だと「公開方法＝空き時間」として登録されちゃうのです。空き時間だと、スケジュールアシスタントでも空き時間扱いになるんですよね。なので、時間で入れたほうが手間少ないです。

余談ですが、会議室予約も終日ではなく、時間指定でとるのがベターです。

3.自分のタスク時間や定型タスクはあえて設定する

定型のミーティングはともかくとして、自分の作業の時間はしっかり確保が必要です。「タスク」「LOCK」として予定表に先に入れてしまいましょう。

My Analyticsのフォーカスから、フォーカス時間を毎週自動確保する機能もオンにできます。（画像は検証テナントなので空白だらけですが）

私は、

・MyAnalyticsのFocusと、一人予定のLock登録し、で毎日2.5時間以上は1人時間として設定

・ランチタイムも「ランチタイム」として登録

・それ以外の資料作成や検証の時間が欲しい場合は、別途さらに予定を登録

するようにしています。

4.打ち合わせの時間は、組織内なら先方におねがいする

打ち合わせの時間調整は面倒です。

私は多くの場合、「来週以降で、予定表に空いているところであればどこでも構いませんから、ご都合の良いところで1時間（30分）、招待お願いします」と返しています。

都合のいい時間は‥と聞かれてメールで書くのも面倒ですし、都合のいい時間帯はアレ、ソレ、コレですが、いかがですか？と聞くのも面倒です。

いちいち時間の調整にリソース割くのもめんどくさいですから立った一言ですね。あとは先方に予定表登録までやっていただけます。

まれに予定表の見方がわからない・・・という方もおられます。そんなときは

・週間スケジュールのスクショ送りつつ

・「スケジュールアシスタントの使いかた」をまとめた社内記事のリンクをおくりつつ

・今度の打ち合わせのときに、予定表の簡単な使い方レクチャーしますね！

と返しています。

さきほど、ランチタイムを登録していると書きましたが、入れていないときはお昼時に打ち合わせ設定されたこともあり・・・自分の予定をしっかり登録しておくことは大事と実感しました。

5.まとめ

予定表、組織内で使っていただかないとあまり効果が期待できないんですよね。なので、地道に予定表を使うように発信しています。その甲斐あってか、「空いているところでいれてください」と通じることが増えました。組織のため、といいつつも自分のスケジュール管理を効率化するためにも、予定表には休みや一人時間も含めて、登録することをおススメします。